Dalam rangka memberikan pelayanan secara maksimal tentang penggunaan email di Pemerintah Kota (Pemkot) Yogyakarta, Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian (Diskominfosan) Kota Yogyakarta, menyediakan layanan email pemerintah yang bisa digunakan oleh Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk  kepentingan kedinasan.

Kepala Bidang Persandian dan Telekomunikasi, Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian (Kominfosan) Kota Yogyakarta, Tri Haryanto mengatakan, adapun peraturan khusus mengenai e-mail jogjakota tertuang dalam SOP terkait peraturan dan kebijakan layanan e-mail resmi Pemerintah Kota Yogyakarta.

“ Email jogjakota hanya digunakan untuk urusan kedinasan, baik individu pegawai/ ASN ataupun untuk OPD/Unit Kerja di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta,” ungkapnya.

Tri Haryanto mengatakan, para ASN bisa mengakses laman https://mail.jogjakota.go.id dengan membuka web browser atau melalui aplikasi Jogja Smart Service (JSS) pada menu pegawai lanjut ke menu Email. Ia menambahkan, masih banyak ASN yang belum menggunakan email jogjakota dengan maksimal saat dalam kegiatan kedinasan.

“ Saat ini belum digunakan dengan maksimal, masih ada ASN, OPD atau Unit Kerja yang menggunakan email selain mail.jogjakota.go.id untuk urusan kedinasan,” ungkapnya.

Namun, Diskominfosan selalu melakukan sosialisasi melalui forum Jaring Komunikasi Sandi (JKS) beranggotakan perwakilan dari setiap OPD/Unit kerja yang diagendakan setiap 3 bulan sekali.

Menurutnya, saat ini pemerintah telah memanfaatkan tekhnologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung dalam pelaksanaan tugas dan fungsi. Email jogjakota sendiri dapat di akses dimanapun, baik menggunakan smartphone atau perangkat komputer.

Disamping itu, Pemkot Yogyakarta telah mengeluarkan Surat Edaran nomor : 555/3800/SE/2019 tentang Penggunaan mail@jogjakota.go.id bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Organisasi Perangkat Daerah/Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta dalam Tugas Kedinasan.

“ Dengan demikian diharapkan sesuai dengan Surat edaran tersebut, penggunaan email  tersebut wajib untuk di gunakan dalam urusan kedinasan. Adapun manfaatnya yaitu, aman dalam konteks kerahasiaan data dan informasi negara,” ungkapnya.

Tambahnya, ASN/OPD bisa mengunjungi website https://mail.jogjakota.go.id pada halaman browser, masukkan nama pengguna (alamat email) dan kata sandi pada kolom tersedia, lalu login. Bila sudah berhasil login, email dapat digunakan untuk menerima dan mengirim pesan.

“ Namun bagi ASN, OPD/Unit Kerja yang belum memiliki akun email resmi Pemerintah Kota Yogyakarta dapat mengajukan permohonan aktivasi e-mail dengan mengisi formulir yang kemudian dikirimkan melalui e-office ke Dinas Komunikasi, Informatika, dan Persandian Kota,” jelasnya.

Ia berharap untuk keperluan kedinasan harus memakai email resmi. Baik untuk keperluan internal di lingkungan Pemkot, keperluan external, maupun ke instansi resmi di luar Pemkot Yogya. (Hes)